Samen werken aan een sterk en groen Dordrecht doe je met een organisatie waar talentvolle mensen graag komen en blijven werken. Er is gedurende het jaar veel aandacht besteed aan het versterken van de manier waarop we ons organiseren om de ambities en opgaven voor de komende raadsperiode zo efficiënt mogelijk te kunnen realiseren. Dit vroeg realisatiekracht, toekomstvisie en flexibiliteit nu veel opgaven tot uitvoering komen. Omdat er geen realisatiekracht is zonder menskracht, is geïnvesteerd in het vinden, binden en boeien van goede medewerkers.
De ontwikkeling van de organisatie vindt plaats langs vier sturende principes, onder de noemer 'Onze Koers'. Deze vier sturende principes zijn:
- Opgaven in stad en regio staan centraal.
- We bieden ruimte aan onze professionals en vakmensen.
- Dordrecht neemt het voortouw op dienstverlening en opgaven in stad en regio.
- We zijn één verbonden organisatie.
Deze organisatieontwikkelingen hebben nog altijd onze focus waarbij we sturen op samenhangende voortgang met concrete projecten en regie.
Opgaven in stad en regio staan centraal
Om doelgericht en efficiënt te werken is in 2023 geïnvesteerd in de organisatie. De belangrijkste ontwikkelingen en resultaten gaan over: het versterken van werken in opdrachten, versterken van lijnmanagement en de eerste stappen in het programma "In control Fundament op orde". Dit als respons op de bevindingen van de interne organisatie en het accountantsrapport. Concreet betekent dit, dat we investeren in een professionelere relatie tussen interne opdrachtgevers en interne opdrachtnemers.
Werken in opdrachten is een middel om scherper te kunnen sturen op resultaten en op de inzet van mensen en middelen. Dit hebben we versterkt en breder in de organisatie toegepast. Voor veel medewerkers is de teamleider de interne opdrachtgever. Mede daarom is de rol van teamleider binnen de lijnorganisatie op veel plaatsen opnieuw ingevoerd om de organisatie helderder aansturingslijnen te geven die ook helpen bij het vergroten van realisatiekracht en prioritering.
Eind oktober heeft de gemeenteraad besloten op de bestuursopdracht in het raadsvoorstel 'Doorlopen Route naar Kadernota 2025'. De bestuursopdracht is door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeentesecretaris gegeven om een fundamenteel verbetertraject te starten gericht op een gemeentelijke organisatie die beter in controle is op het gebied van de financiën.
Ruimte bieden aan professionals en vakmensen
Het verschil maken, ruimte voor medewerkers en inspirerend leiderschap in een organisatie waar zaken goed geregeld zijn. Dat zijn de vier manieren waarop we als goed werkgever willen investeren in onze professionals en vakmensen. We hebben ingezet op het zijn van een diverse en inclusieve organisatie, daarom is er een uitvoeringsplan voor de opgave Inclusieve Stad opgesteld met daarin aandacht voor de interne organisatie. In het uitvoeringsprogramma is onder andere opgenomen dat Diversiteit & Inclusie (D&I) verweven wordt in het introductieprogramma en dat er aandacht is voor D&I bij het ontwerp van het Dordthuis.
Daarnaast hebben we ook ingezet op ruimte voor leren en ontwikkelen. Leren is essentieel voor goed werkgeverschap en het behouden van medewerkers. Om dit te faciliteren heeft in 2023 de Summerschool plaatsgevonden alsmede de Lekker in je Vel weken. Begin 2024 start de Winterschool met als centraal thema: "Echt Luisteren, Echt Spreken." De Winterschool is – net als de andere initiatieven – niet alleen een waardevolle investering in het welzijn en de groei van onze medewerkers, maar speelt tevens een cruciale rol in het bredere plaatje van goed werkgeverschap en de ontwikkeling van Dordt als top werkgever.
Zien het dan ook als een maatschappelijke verantwoordelijkheid om (afgestudeerde) studenten te helpen bij hun ontwikkeling door het bieden van stageplaatsen en traineeships. Zo is aandacht besteed aan de doorontwikkeling van het stagebureau, zodat het stagebureau actief op zoek kan gaan naar mogelijkheden binnen de regio. Hierin zijn contacten gelegd met het onderwijs en de 10 publieke dienstverleners binnen de regio.
Daarnaast zetten we extra in op werving en selectie. Zo is de finance campagne van Smart Delta Drechtsteden eind 2023 van start gegaan. Hiermee richten we ons op financieel talent in de regio.
Aanvullend is aandacht geweest voor veilig en gezond werken onder andere door het aanbieden van gratis griepvaccinaties en het versterken van verzuimmanagement. Tot slot is geïnvesteerd in leidinggevenden, door het aanbieden van een efficiëntere waarderingsmethodiek en aanvullende kennissessies voor leidinggevenden. Deze investeringen moeten ertoe leiden dat medewerkers hier kunnen groeien en bloeien.
Voortouw op dienstverlening en opgaven in stad en regio
In het kader van het voortouw nemen op dienstverlening en opgaven in stad en regio is een verdere verbetering én verzakelijking ingezet in de dienstverlening van de Servicegemeente. Hierbij is de samenwerkingsrelatie in de regio aangescherpt met betrekking tot het stellen van wederzijdse verwachtingen en behoeftes vanuit de gedachte 'hoe verhouden de organisaties zich tot elkaar'. De verbetertrajecten en verzakelijking heeft in 2023 concreet zijn beslag gekregen in de volgende onderwerpen/trajecten:
- Transparante financiering en hoogwaardige dienstverlening
- Evaluatie van de bedrijfsvoeringstaken
- Een nieuwe overlegstructuur voor regionale afstemming en partnerschap
- Experimenten op (regionale) nabijheid
- Experimenten en vernieuwing, innovatie en de innovatieagenda
Transparante financiering en hoogwaardige dienstverlening
In dit traject hebben we goede stappen gezet richting een transparante en breed gedragen wijze van dienstverlening. Er zijn vier pijlers voor dit traject bepaald (een sturingsmodel, producten- en dienstencatalogus, een financieringsmodel en een kostenverdeelmodel). De eerste resultaten zijn aan de hand van deze pijlers behaald en dragen bij aan een transparante financiering. Enkele voorbeelden zijn: een beschrijving van de te leveren producten en diensten, inzicht in de wijze waarop de (basis)dienstverlening en de ontwikkeling ervan transparant wordt gefinancierd en inzicht in de principes waarop de kosten worden verdeeld over de afnemers.
Evaluatie bedrijfsvoeringstaken
Bij oprichting van de Servicegemeente is er tussen de gemeente Dordrecht en de afnemers afgesproken dat na twee jaar de inhoudelijke evaluatie van de taakuitvoering en de samenwerkingsovereenkomst plaatsvindt. De evaluatie heeft plaatsgevonden en is uitgevoerd door het extern adviesbureau "& Van de Laar". De belangrijkste vraag bij deze evaluatie was: ‘Wat zijn de sterken- en ontwikkelpunten in de dienstverlening en samenwerking sinds de oprichting van de Servicegemeente en welke optimalisaties zijn mogelijk naar de toekomst toe'? De eindrapportage met daarin concrete handreikingen ter versterking van de samenwerking, wordt begin 2024 afgerond. De uitkomsten van deze evaluatie bieden vervolgens een belangrijk handvat voor de strategische agenda van Bedrijfsvoering 2024 – 2026 en de doorontwikkeling van de bedrijfsvoeringsactiviteiten.
Een nieuwe overlegstructuur voor regionale afstemming en partnerschap
Er zijn in 2023 meerdere bestuurlijk en ambtelijk diverse (collectieve) overlegvormen opgestart en ingericht om verbinding tussen de afnemers zo in te richten dat die passend zijn bij de verschillende rollen. De overlegvormen betreffen het Bestuurlijke Overleg, het Strategisch Afnemersberaad en het Centraal Bedrijfsvoeringsoverleg. Over de rolneming, samenspel en onderlinge verhoudingen zijn gedurende het jaar diverse sessies gehouden en afspraken gemaakt.
Experimenten op (regionale) nabijheid
Er is begonnen met pilots om klantnabijheid te organiseren door enerzijds te experimenteren met 'casemanagerschap' en anderzijds door medewerkers van SGD dagdelen fysiek aanwezig te laten zijn in de organisatie van de klanten. Dit heeft geleid tot een grotere mate van tevredenheid onder partners en een verbeterd inzicht vanuit de Servicegemeente in klantbehoeften en -ontwikkelingen.
Experimenten op vernieuwing, innovatie en de innovatieagenda
Experimenten zijn gestart op het gebied van gespecialiseerde en generatieve Artificial Intelligence (AI) en Robotic Process Automation (RPA) met als doel om enerzijds de regio beter van dienst te zijn bij vernieuwings- & innovatie vraagstukken en anderzijds ook om zelf effectiever te worden. In de zomer heeft een multidisciplinaire werkgroep een experiment uitgevoerd op het gebied van ChatGPT. De belangrijkste uitkomst van deze werkgroep is de vondst van diverse (directe) toepassingsmogelijkheden inclusief a anbevelingen voor een veilig en verantwoord gebruik. Dit moet uiteindelijk leiden tot veilig regionaal beschikbaar stellen van generatieve AI-tooling.
Eén verbonden organisatie
Vanuit het oogpunt van één verbonden organisatie is intensief en met grote betrokkenheid vanuit de Dordtse organisatie gewerkt aan de herinrichting van de besturing en inrichting van de gemeente Dordrecht. Op basis van brede consultatie en participatie is er een richtinggevend advies opgesteld over de toekomstige inrichting van de Dordtse organisatiestructuur en de daarbij horende wijze van sturing. De voorgestelde inrichting van de structuur en de besturing komt tegemoet aan een aantal duidelijke knelpunten die in het functioneren van de organisatie wordt ervaren. De besluitvorming en verdere implementatie volgen in 2024. Hierbij zijn concrete verbeteringen:
- De duidelijkheid over het platform waarin concern-brede besluiten worden genomen en waaruit die eenduidig met de organisatie worden gedeeld.
- De herkenbaarheid van de structuur voor de binnen- en buitenwereld.
- De versterking van het opgavegericht werken.
- De inrichting van een kaderstellende en monitorende functie op concernniveau.