Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verslagjaar 2023 verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties van de externe accountant naar het college. De accountant geeft vanaf het moment alleen nog een oordeel over:
- De getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
- De rechtmatigheid over de baten, lasten en balansmutaties die samenhangen met de Sisa-verantwoording.
Aanpak verantwoording onrechtmatigheden
Het college van burgemeester en wethouders legt vanaf verslagjaar 2023 door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Aanvullend daarop wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onzekerheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens. Dit is een afspraak waarbij de raad aangeeft boven welke rapporteringsgrens het college geconstateerde tekortkomingen in de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering moet toelichten. De rapportagegrens is 0,05% van de totale lasten. De totale lasten in de jaarrekening 2023 bedragen € 822.688.000. De rapportagegrens bedraagt 0,05% bedraagt € 411.000.
Verantwoording onrechtmatigheden
Hieronder is de toelichting opgenomen op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium – beschrijving begrotingsonrechtmatigheid
In de Financiële verordening hebben raad en college afspraken gemaakt welke begrotingsonrechtmatigheden nog moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. In artikel 14.4 is het volgende opgenomen: "Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaand beleid van de raad, worden wel opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering."
De begrotingsonrechtmatigheid die gerapporteerd moet worden is de overschrijding op het bomenprogramma van € 650.000. De uitgebreide toelichting op deze overschrijding is opgenomen in de toelichting op de jaarrekening bij de analyse van het programma Groen, Duurzaam en Ruimtelijk Dordrecht. Voor dit bomenprogramma waren de financiële middelen namelijk beschikbaar gesteld in 2024 in plaats van in 2023. Het programma is – zonder besluitvorming in 2023 van de raad – eerder gestart waardoor de uitgaven niet zijn begroot in boekjaar 2023. In het voorstel tot de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 wordt dit in 2024 hersteld.
Mede gezien het feit dat in voorgaande jaren geen begrotingsonrechtmatigheden zijn geconstateerd en er over 2023 één overschrijding als onrechtmatig wordt beschouwd, beschouwen wij dit als een incident.
Voorwaardencriterium – Niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen
Jaarlijks verricht de gemeente een zogenaamde spendanalyse om vast te stellen of de Europese aanbestedingsrichtlijnen aantoonbaar zijn nageleefd. De onrechtmatigheid in 2023 bedraagt
€ 2,7 miljoen (2022: € 4,8 miljoen). Deze onrechtmatigheid is te verdelen in 2 groepen met daarbij de volgende toelichting:
Nr. | Omschrijving fout | Bedrag '23 | Bedrag '22 | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
Doorlopende aanbestedingsfouten. Betreft vanuit het verleden bekende leveranciers waarvoor contracten niet EU zijn aanbesteed. | € 2,3 mln. | € 4,8 mln. | De onrechtmatigheid bestaat grotendeels uit het contract voor handhaving wat gedurende 2023 opnieuw is aanbesteed. Dit betrof in 2023 circa € 1,2 miljoen (2022: € 3,2 miljoen). In boekjaar 2024 is er geen onrechtmatigheid meer. Voor de andere leveringen/diensten gaat inkoop bekijken wat mogelijk is om opnieuw aan te besteden dan wel lopen er al aanbestedingstrajecten. Dit om de onrechtmatigheden in 2024 te voorkomen dan wel te verkleinen. | |
3 inhuurcontracten | € 0,4 mln. | € 0,0 mln. | Geconstateerd vanuit de steekproef 2023 en uit de daaropvolgende interne controle bij andere inhuur. Dit betreft voornamelijk inhuur van een specialist voor € 171.0000 waarvan de gemeente de onrechtmatigheid zelf al had geconstateerd en vastgelegd in een afwijknotitie. Dit was intern voorafgaand aan het afsluiten van het contract gemeld bij inkoop en bekend. Vanwege marktomstandigheden en reeds aanwezige kennis bij de specialist is alsnog besloten om tijdelijk te verlengen. Dit contract is gedurende 2023 stopgezet. Een ander omvangrijke is het sportbedrijf Noord-Brabant voor € 243.000. Daar zijn gedurende het jaar de medewerkers in vaste dienst getreden waardoor de onrechtmatigheid inmiddels is opgelost. | |
Totaalbedrag | € 2,7 mln. | € 4,8 mln. | ||
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium – ontbreken overkoepelend M&O beleid
De gemeente Dordrecht beschikt niet over een overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Dit is ook niet verplicht.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de volgende werkzaamheden verricht om vast te stellen dat geen sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording:
- De gemeente Dordrecht heeft in haar belangrijkste financiële processen waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is het subsidieproces waar in de lijn waarborgen zijn getroffen en achteraf door de interne controle wordt vastgesteld dat er geen onrechtmatigheden zijn aangetroffen. In het interne controleplan zijn de belangrijkste financiële processen benoemd en hierop zijn (o.a.) rechtmatigheidscontroles verricht (interne controle).
- Wij hebben kennis genomen van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen. Hieruit blijken geen zaken die opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Uiteindelijk is ons niet gebleken dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik wat gemeld moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording dan wel in deze paragraaf bedrijfsvoering.